Muitas vezes o cartório é demorado. Ocorre que a demora pode acontecer por culpa das partes que não se informam com antecedência sobre quais documentos precisam apresentar para lavrar a escritura com agilidade. Além dos documentos de identificação pessoal oficial com foto e das informações completas como: nacionalidade, naturalidade, estado civil, profissão, endereço com o CEP e e-mail, existem documentos que as partes precisam ter em mãos para apresentar ao tabelião para que este possa começar a elaborar o documento. Alguns deles têm prazo de validade inclusive.
Não adianta, o cliente querer agilidade do corretor para encontrar o imóvel se o corretor encontra o imóvel mas não tem nada certo com a documentação do imóvel. Assim, na hora de trazer a documentação, frequentemente surgem algumas dificuldades em relação às informações que o cliente passa.
Nesta hora é interessante que o corretor ou o próprio cliente já tenha consigo um check-list pronto para apresentar no cartório de notas.
Confira que documentos são esses.
1- Número da Matrícula do Imóvel ou a certidão de ônus do imóvel.
Existe diferença entre os cartórios. Nos cartórios de registro ficam guardadas as histórias de alguém ou de alguma coisa. No cartório de registro de imóveis é onde está registrada a história do imóvel. Por outro lado, o cartório de notas é quem valida toda a documentação da escritura de compra e venda para levar para o cartório de registro. Tudo isso é necessário para que exista dupla segurança nas transações imobiliárias.
Assim, antes de fazer a escritura de compra e venda o tabelião pede ao registrador um documento que informa toda a história daquele imóvel para que o tabelião verifique se o imóvel está apto para ser transferido para outra pessoa. Esse documento é denominado Certidão de Ônus, ou seja, é nele que está informando quem é o verdadeiro proprietário, se o imóvel é garantia de dívida, etc. Em alguns lugares essa certidão leva poucas horas para ser emitida já em outros alguns dias. Além disso, esse documento tem prazo de validade de 30 dias.
Caso queira rapidez na lavratura da escritura de compra e venda é importante já entregar a certidão de ônus assim que entrar em contato com o cartório de notas. Caso ainda não tenha solicitado a certidão de ônus é só apresentar o número da matrícula ao cartório de notas que geralmente o tabelião verifica com o cartório de registro de imóveis o valor e emite para você uma certidão de ônus. Lembrando que essa é uma gentileza que alguns tabeliães fazem para agilizar sua escritura de compra e venda e esse valor é um tributo recolhido pelo registrador de imóveis e não pelo tabelião.
Caso você não tenha ideia do número da matrícula e muito menos apresentou a certidão de ônus, o próximo passo é informar o nome completo do proprietário do imóvel para que o cartório de registro de imóveis busque informações de imóveis no nome dessa pessoa. Ocorre que muitas das vezes também não se sabe mais em nome de quem está o imóvel. Assim, é preciso fazer uma busca detalhada pelo endereço do imóvel. Ocorre ainda que muitos cartórios não têm esse fato registrado por isso a importância de ter guardado consigo a escritura e o registro.
Assim, na impossibilidade de se lavrar a escritura, é preciso provar a posse de forma pacífica pelo período exigido na lei. Nesse caso, se faz necessário um advogado para se fazer a usucapião extrajudicial do imóvel que é a comprovação de posse por um determinado tempo através de diversos documentos, dentre eles, a ata notarial feita num cartório de notas.
2 – Outro documento importante a ser apresentado é o carnê do IPTU.
No IPTU constam informações tributárias importantes a serem mencionadas na escritura. A função do tabelião, além de garantir segurança nas transações é de fiscalizar se houve recolhimento tributário para o município, estado e união. Além disso, com o carnê do IPTU o tabelião emite o espelho do imóvel e confere se o nome do proprietário que consta no cartório de registro é o mesmo que consta no IPTU se não for, isso precisa ser regularizado. Por fim, conforme a normatização mais recente do COAF (Conselho de Controle de Atividades Financeiras), o tabelião é agora obrigado a verificar no espelho do imóvel, constante no IPTU, seu valor venal e informar caso haja alguma discrepância considerável em relação ao valor da venda. Por isso é imprescindível apresentar esse documento.
3 – Certidão de comprovação de estado civil recente.
A certidão de nascimento ou casamento é emitida no cartório de registro civil porque é lá que fica a história da vida de uma pessoa, ou seja, quando nasceu, se casou, se divorciou, se faleceu, etc. Quando não é fornecida a certidão atualizada, pode levar alguns dias para que o cartório faça essa atualização. Hoje é possível solicitar ao cartório de registro civil mais perto de você a certidão atualizada, mesmo que você tenha registrado a informação em outro lugar no país. Portanto, nesse caso o procedimento pode demorar alguns dias, pois pode envolver diferentes cartórios.
4- No caso de empresa ou sociedade anônima (S.A.), enviar as seguintes informações e documentos:
– Número do CNPJ;
– Contrato ou estatuto social, última alteração contratual consolidada;
– Certidão simplificada da Junta Comercial atualizada;
– Cópia do documento de identificação oficial com foto (RG, CNH, Carteira de Trabalho, Carteira profissional, etc.) e CPF;
– Qualificação completa com nacionalidade, naturalidade, estado civil, profissão, endereço com CEP, e-mail, e telefone do diretor, sócio ou procurador que assinará a escritura;
– Procuração pública com validade de 30 dias no caso de Procuração.
5 – Se for imóvel rural apresentar as seguintes informações e documentos:
a) Número do Imóvel Rural na Receita Federal (NIRF);
b) Número do cadastro no INCRA constante do Certificado de Cadastro de Imóvel Rural (CCIR) e/ou Certificado de Cadastro emitido pelo Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária – INCRA, com a prova de quitação do último Imposto Territorial Rural lançado ou, quando o prazo para o seu pagamento ainda não tenha vencido, do Imposto Territorial Rural correspondente ao exercício imediatamente anterior.
Observação: na impossibilidade de apresentação do certificado de cadastro expedido pelo INCRA relativo ao último exercício, em substituição, será exigido o protocolo de encaminhamento do cadastramento ou recadastramento, acompanhado na última hipótese, do certificado de cadastro anterior.
6 – Poderes para retificar documentos na escritura de compra e venda.
Na hora elaboração da escritura, solicite ao cartório para acrescentar na escritura poderes para corrigir documentos ou realizar diligências necessárias para o fiel cumprimento do instrumento público. Desta forma, o novo proprietário terá plenos poderes para corrigir o que for preciso para regularizar a situação imobiliária sem a necessidade de chamar a outra parte para fazer uma errata e assinar.
Quando isso não é realizado há casos em que é preciso até mesmo envolver herdeiros, quando, por exemplo, o vendedor, após assinar a escritura, venha a falecer.
Então, lembre-se: cada pendência de qualquer desses documentos citados, pode significar um dia ou mais de espera para a formalização da venda.
Em muitos casos, o cliente fica desgastado, porque tem pressa para receber o pagamento pela venda e o corretor também, afinal das contas, precisam pagar as contas fixas no final do mês.
Mas, e se o cliente estiver fora do estado, ou até do país, quando a venda for efetivada?
Agora os cartórios de notas estão oferecendo, através do sistema E-Notariado, o certificado digital exclusivo para assinar documentos do cartório. Uma ferramenta muito útil para a formalização de negócios à distância, permitindo a assinatura de procuração ou qualquer outro documento do cartório de forma remota e totalmente segura.
Cumprindo esse checklist, em poucas horas a escritura estará pronta a depender da quantidade da demanda de escritura que está na frente da sua, mas o que realmente acaba emperrando a escritura é quando o processo depende de um terceiro. Estando essa documentação em ordem, o tabelião fará toda a análise técnica, fiscalização e validação por meio do instrumento público seguro e arquivado eternamente para emissão de uma segunda via.
Existem ainda várias outras informações que o cartório pode esclarecer para auxiliar seus clientes na compra e venda de imóveis. Se o assunto é do seu interesse e você tem alguma dúvida sobre isso, deixe um comentário. Ficarei feliz em ajudar, porque justo pra mim é assim. Bom pra você e pra mim!
