Antes de abrir a próxima vaga, descubra se falta gente ou se falta organização.
A cena costuma ser parecida. A equipe reclama que está sobrecarregada. Os prazos começam a escorregar. Você mesmo está trabalhando até mais tarde e, numa dessas noites, chega à conclusão que parece inevitável: “preciso contratar mais alguém”.
Às vezes, é exatamente isso. Mas eu já vi muitas empresas contratarem, sentirem um alívio de algumas semanas e, três meses depois, voltarem ao mesmo ponto agora com a folha maior e o mesmo problema.
Por isso, quando um empresário me pergunta quando contratar funcionários, eu costumo responder com outra pergunta: você sabe para onde está indo o tempo da equipe que já tem?
O alívio que dura pouco
Contratar parece a solução mais direta para a sobrecarga. Tem mais trabalho, coloca mais gente. Faz sentido.
O problema é que uma contratação não chega sozinha. Ela traz salário, encargos, benefícios, recrutamento, treinamento, equipamento e mais uma pessoa para coordenar. Nos primeiros meses, a pessoa nova produz menos e ainda consome o tempo de quem já estava sem tempo, porque alguém precisa ensinar.
E tem um detalhe que pouca gente considera: custo fixo é fácil de colocar e difícil de tirar. Se a demanda cair, se a contratação não der certo, se o problema era outro, a conta continua chegando todo mês.
Não estou dizendo para não contratar, e sim que essa decisão merece um diagnóstico antes.
Sinais de que o problema não é falta de gente
Antes de abrir uma vaga, observe se algum destes sinais aparece na sua operação:
- A equipe passa boa parte do tempo refazendo entregas;
- As mesmas dúvidas se repetem toda semana, porque não existe um padrão;
- Tarefas ficam paradas esperando aprovação;
- Algumas pessoas estão sobrecarregadas enquanto outras têm folga;
- Atividades sem valor para o cliente continuam sendo feitas por hábito;
- Reuniões e relatórios consomem horas sem gerar decisão;
- Poucos clientes de baixa margem ocupam uma parte grande da capacidade.
Se três ou mais desses sinais estão presentes, a nova pessoa vai entrar numa operação desorganizada. Vai herdar a confusão. E, em pouco tempo, estará tão sobrecarregada quanto as outras.
Para onde está indo o tempo da sua equipe
Aqui está o ponto que eu considero mais importante deste artigo. Sobrecarga não é a mesma coisa que falta de capacidade.
Uma equipe pode estar trabalhando no limite e, ao mesmo tempo, ter muita capacidade escondida em retrabalho, em espera, em tarefas duplicadas, em atendimento a clientes que não pagam o que consomem. Essa capacidade existe, só está sendo usada no lugar errado.
Um exercício simples ajuda a enxergar isso.
Durante duas semanas, peça que cada pessoa da equipe anote, de forma aproximada, as principais atividades do dia e quanto tempo levaram. Não é para vigiar ninguém. É para enxergar. Explique isso com clareza para a equipe, porque a forma como você apresenta o exercício define a qualidade das respostas.
Ao final, olhe para o conjunto e pergunte: quanto disso é trabalho que gera valor para o cliente? Quanto é retrabalho, espera ou tarefa que ninguém sabe mais por que existe?
Muitas empresas descobrem, nesse exercício, que poderiam liberar o equivalente a uma pessoa inteira sem contratar ninguém.
Quando a contratação adia outra conversa
Agora eu quero falar de um ponto mais sensível, porque ele aparece com frequência.
Às vezes, a contratação é uma forma de evitar uma decisão mais difícil.
Em vez de conversar com o colaborador que não entrega, contrata-se alguém para compensar.
Em vez de rever o cliente que consome a equipe, contrata-se mais gente para atendê-lo.
Em vez de mudar o processo que o próprio dono criou, contrata-se alguém para dar conta dele.
Também acontece de a vaga nascer da exaustão. O empresário está cansado e procura alguém que tire peso dos ombros.
O impulso é compreensível eu já senti isso. Mas vagas criadas no cansaço costumam ter papel mal definido, expectativa confusa e resultado decepcionante para os dois lados.
Quando a contratação serve para adiar uma conversa, ela sai cara duas vezes: no salário e no problema que continua lá.
Capacidade antes de quantidade
A mudança de olhar que eu proponho é esta: antes de aumentar a equipe, aumente o aproveitamento da equipe que você tem.
Cada hora de retrabalho eliminada é capacidade recuperada.
Cada tarefa inútil interrompida é capacidade recuperada.
Cada cliente de esforço alto que tem o escopo renegociado é capacidade recuperada.
E toda essa capacidade volta para a empresa sem aumentar o custo fixo nem a complexidade da gestão.
Se, depois de tudo isso, a demanda ainda for maior do que a equipe consegue entregar, aí sim a contratação tende a ser uma ótima decisão. E, nesse momento, ela vai encontrar uma operação pronta para receber alguém.
Se a resposta for contratar, contrate bem
Depois do diagnóstico, pode ser que a conclusão seja clara: a demanda é real, a operação está organizada e a equipe já está bem aproveitada. Ótimo. Agora a contratação tem tudo para dar certo. Mas alguns cuidados fazem diferença.
Defina o papel pelo resultado, não pela lista de tarefas. “Responsável por garantir que toda proposta saia em até 48 horas” diz muito mais do que “auxiliar comercial”. Quando a pessoa sabe qual resultado se espera dela, consegue priorizar sozinha.
Considere alternativas antes da vaga fixa. Se a demanda é sazonal, um reforço temporário pode resolver. Se a tarefa é muito específica, talvez faça sentido contratar um serviço externo. Se o trabalho é repetitivo, às vezes uma ferramenta simples resolve parte dele.
Prepare a chegada. Quem vai apresentar a empresa, os clientes, os processos? Quais materiais a pessoa vai receber? Como vai ser a primeira semana? Uma boa integração encurta o tempo até a pessoa começar a dar retorno.
Combine como será acompanhada. Nos primeiros meses, conversas curtas e frequentes evitam que pequenos desalinhamentos virem grandes frustrações.
Contratar bem é uma das decisões que mais protegem o lucro de uma empresa. Contratar mal, ou cedo demais, é uma das que mais custam.
As perguntas antes de abrir a vaga
Antes de aprovar a próxima contratação, responda por escrito:
- Que resultado essa pessoa vai gerar? Não “ajudar na operação”. Um resultado concreto, que dê para medir.
- Quais tarefas ela vai assumir? E quem faz essas tarefas hoje?
- Quanto do tempo da equipe atual vai para retrabalho e espera? Se você não sabe, comece pelo exercício das duas semanas.
- A demanda é recorrente ou é um pico? Pico se resolve com solução temporária. Demanda recorrente justifica estrutura.
- Quem vai integrar a nova pessoa? Se a resposta for “eu, nas horas vagas”, reveja o plano.
- Em quanto tempo o investimento se paga? Estime quanto de receita ou de margem a contratação permite capturar.
Se essas respostas estiverem claras, contrate com segurança. Caso contrário, a vaga ainda não está pronta. E talvez a primeira mudança precise acontecer antes dela.
Para quem sente que a operação ainda depende demais do dono, recomendo a leitura de Quanto custa ser indispensável para a sua empresa?.
E, se você quiser ajuda para enxergar onde a sua operação está perdendo capacidade antes de decidir crescer a equipe, conheça minha mentoria.